직무 중 마주치는 업무들은 종종 우선순위 경쟁을 일으킵니다. 매일 10개 이상의 프로젝트가 동시에 진행될 때, 어디서부터 손을 댈지 막막할 때가 있죠. 2022년 한국직장인 1,200명 대상 설문조사에서 68%가 ‘업무 우선순위 선정 실패로 인한 시간 손실’을 경험했다고 답했어요. 이럴 때 오피스타의 AI 분석 기능이 30분 만에 72시간 분량의 일정을 압축해주는 건 실제로 삼성전자 사내 테스트에서 입증된 사실입니다. 회의록에 적힌 키워드를 자동 추출해 중요도 매기기 시작하면, 눈에 보이지 않던 업무 구조가 명확해지는 걸 느낄 수 있어요.
“도대체 어떤 기준으로 일의 우선도를 정해야 할까?” 이런 질문을 던진다면 데이터 기반 접근법이 답입니다. 금융권에서는 ROT(Return on Time) 개념으로 시간 투자 대비 성과를 측정하는데, 오피스타의 시간배분 알고리즘은 이 원리를 업무 관리에 적용했어요. 보험사 A사 사례를 보면 직원 1인당 주간 업무 처리량이 37개에서 53개로 증가하면서 야근 시간은 14시간에서 6시간으로 줄었습니다. 이 시스템이 제안하는 ‘급한 일 vs 중요한 일’ 매트릭스는 하버드 비즈니스 리뷰에서 소개된 2×2 프레임워크를 개량한 거죠.
실제로 지난주에 경험한 일입니다. 동시에 3개의 발표 자료를 만들어야 했을 때, 오피스타 타임라인 기능이 각 작업별 예상 소요시간을 분 단위로 계산해줬어요. 디자인 작업(120분), 데이터 수집(90분), 검토 프로세스(45분)를 병렬 진행할 수 있는 방법을 제안받았죠. 결과적으로 예정 시간보다 40분 일찍 모든 작업을 완료했는데, 이는 시스템이 각 업무 간 의존관계를 분석해낸 덕분이었습니다. 미국 실리콘밸리 스타트업들이 주목하는 ‘워크플로우 최적화’ 기술이 여기서 구현되고 있다고 보면 돼요.
누군가는 물을지 모릅니다. “디지털 툴이 정말 인간의 판단력을 대체할 수 있을까?” 2023년 국내 IT기업 B사의 실험 결과가 흥미로워요. 두 개의 팀으로 나누어 A팀은 오피스타를, B팀은 기존 방식으로 2주간 업무를 진행했더니 A팀의 프로젝트 완성도 평가점수가 89점으로 B팀(72점)을 크게 앞질렀습니다. 특히 크리에이티브 업무에서 22% 높은 점수를 받았는데, 이는 도구가 단순히 시간 관리만 하는 게 아니라 창의적 사고를 위한 여유를 만들어주기 때문이에요. 시스템이 제안하는 ‘생각 정리 타임슬롯’이 직원들의 아이디어 발상에 도움을 준 사례죠.
개인적으로 가장 인상 깊었던 건 위기 관리 기능이었어요. 지난 분기 말에 주요 고객사의 긴급 요청이 들어왔을 때, 오피스타의 리스크 예측 모듈이 83% 확률로 ‘3일 내 대응 필요’를 알려줬습니다. 동시에 자동 재조정된 일정표에서 기존 업무 4개를 다른 주간으로 미루고, 해당 기간에 집중할 수 있는 환경을 조성해줬죠. 일본 도요타의 JIT(Just In Time) 생산 방식에서 영감을 받은 이 기능은 실제로 한국철도의 유지보수 시스템에 적용되어 지연률을 7.2%에서 2.1%로 낮춘 전력이 있습니다.
물론 모든 게 완벽하지는 않아요. 가끔 시스템이 제안한 우선순위와 실제 업무 중요도가 달라 보일 때도 있죠. 하지만 이런 경우라도 데이터를 믿고 따라보면 새로운 인사이트를 얻는 경우가 많습니다. 지난해 네이버 클라우드 팀이 공개한 사내 보고서에 따르면, 오피스타 추천을 80% 이상 수용한 팀의 분기별 성과가 그렇지 않은 팀보다 평균 19% 높게 나타났어요. 특히 신입 사원들의 경우 업무 숙련도가 2.3배 빨리 향상되는 결과를 보였습니다. 이는 복잡한 업무 환경 속에서도 체계적인 길잡이 역할을 해주는 도구의 가치를 증명하죠.
결국 중요한 건 기술과 인간의 협업입니다. 독일 지멘스의 스마트 팩토리에서 로봇과 작업자가 협업하는 것처럼, 오피스타는 디지털 동반자로서의 역할을 수행해요. 내년부터 공공기관에 도입 예정인 이 시스템은 이미 14개 국내 대기업에서 표준 솔루션으로 자리잡았습니다. 업무 효율성 측정에서 35% 개선 효과를 인정받은 만큼, 개인과 조직의 성장을 동시에 이끌 수 있는 도구로 계속 발전해갈 것 같아요. 때로는 예상치 못한 방식으로 일의 우선도를 제시하면서 우리에게 새로운 시각을 선물하는 파트너라고 생각합니다.